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Produtividade Bruno Faioto

Como organizar seu local de trabalho e aumentar a sua produtividade

Leitura aproximada em: 5 minutos

Independentemente de o seu local de trabalho ser em sua própria casa, numa empresa, a organização do seu espaço de trabalho tem relação direta com os seus níveis de produtividade.

Um ambiente de trabalho desorganizado pode diminuir a sua produtividade e qualidade da tarefa que está sendo desempenhada.

Isso que dizer que o espaço à nossa volta influencia bastante em como o nosso cérebro percebe as nossas atividades.

Entre outras palavras:

LIMPEZA = PRODUTIVIDADE

Crédito da imagem site Tudo Interessante

Basicamente, a quantidade de objetos, papéis e, de maneira geral, bagunçada na sua mesa ou nas proximidades do seu ambiente de trabalho na verdade ocupam o espaço onde o trabalho – de fato – deveria acontecer.

A bagunça ocupa o espaço da criatividade e da motivação.

O cérebro reconhece aqueles objetos como algo com o qual ele deveria se preocupar, tirando o foco das tarefas que deveriam sem feitas.

Pense bem: quando a motivação e/ou a inspiração aparecerem, você não vai querer procurar por um lugar para acomodá-las e só depois tirar proveito delas para fazer o seu trabalho.

Você vai querer usá-las imediatamente! E é assim que deve ser.

Por isso, pense no seu lugar de trabalho como um espaço “desenhado” para que você realmente trabalhe no que é importante, em vez de ser uma lembrança constante de que você não pode fazer tudo ao mesmo tempo.

Se você é o tipo de pessoa que tem pilhas e pilhas de documentos em cima da mesa ou milhões de e-mails para responder e acha que esses hábitos são inofensivos, saiba que essa “bagunça” pode estar lhe custando tempo e dinheiro.

Tornar a organização um hábito não é algo que se resolve de um dia pro outro.

A melhor abordagem é pensar na tarefa – se tornar organizado – como um checklist contínuo, com passos que devem ser realizados regularmente.

Neste artigo, você confere uma série de dicas para se livrar da bagunça, manter o seu local de trabalho organizado e, consequentemente, aumentar seus níveis de motivação e produtividade.

ARQUIVE IMEDIATAMENTE!

local de trabalho

Muitas pessoas não fazem isso, mas esta dica é muito importante: organize e arquive os documentos assim que eles chegarem à sua mesa.

Nosso instinto é deixar para depois – principalmente porque o cérebro vai pensar que é perda de tempo parar para criar um arquivo em vez de resolver o problema e despachar o documento -, mas o segredo para ser uma pessoa organizada é fazer a tarefa de imediato, quando ela se apresenta na sua frente.

Arquivar os documentos no lugar certo logo no início da tarefa faz com que você não esqueça onde deixou e mantenha seu espaço de trabalho vazio de distrações.

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Além disso, se precisar verificar um documento no futuro, não vai perder tempo procurando-o no meio da bagunça.

Essa dica também se aplica aos arquivos digitais: documentos, apresentações, fotos, arquivos de Photoshop ou Illustrator etc.

O ideal é que assim que você receber uma nova tarefa ou projeto, abra uma nova pasta e salve os arquivos no lugar designado.

Dessa maneira, seu supervisor e colegas saberão onde encontrar o documento quando você não estiver por perto, tornando seu fluxo de trabalho mais eficiente..

 

LIMPE TUDO NA SEXTA DO SEU LOCAL DE TRABALHO

local de trabalho

Como é muito difícil manter a organização em dia durante o dia de trabalho, separe uma meia-hora nas sextas-feiras para fazer uma pequena “faxina” na sua mesa e arredores.

Assim, quando voltar ao trabalho na segunda, encontrará seu espaço organizado e poderá começar a trabalhar com a cabeça tranquila, sem ter que se preocupar em organizar as coisas primeiro.

Essa estratégia também possibilita que você permaneça mais organizado ao longo da semana, por já ter começado com o pé direito no quesito “arrumação”.

Algumas pessoas fazem isso ao final de cada dia, mas se comprometer a organizar o espaço de trabalho uma vez por semana já é de grande ajuda. E é bem eficiente.

 

ORGANIZE AS GAVETAS

local de trabalho

Não se engane. Colocar a bagunça dentro de uma gaveta não é organização.

As gavetas merecem tanta atenção quanto o resto do seu escritório. Se você quer maximizar a sua produtividade, é preciso que possa encontrar rapidamente as coisas que precisa.

E isso inclui o que estiver dentro das gavetas. Não use as suas gavetas para “esconder o caos”, use-as em favor da organização.

 

APOSENTE O PAPEL (SEMPRE QUE POSSÍVEL)

Em se tratando de organização, quanto menos papel, melhor. Se puder fazer algo no computador, faça! É melhor para manter os documentos e arquivos organização e para o meio ambiente.

 

TENHA UM CESTO DE LIXO POR PERTO

Se você tiver que levantar da cadeira para jogar algo fora, o cesto de lixo está muito longe.

Poder jogar algo fora sem muito esforço é uma ótima estratégia para se livrar de papéis e demais coisas desnecessárias que possam ocupar a sua mesa.

 

SE LIVRE DO QUE NÃO PRECISA

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Será que você precisa mesmo de tudo o que está na sua mesa? Bugigangas e acessórios de escritório podem estar tomando o espaço da sua criatividade. Uma boa regra é: se o objeto não serve um propósito, não precisa ficar à vista ou ao alcance da mão.

Não é necessário tornar a sua mesa um lugar inóspito e sem graça, a ideia é ser seletivo com os objetos que você vai ficar encarando enquanto trabalha.

 

EM CASO DE DÚVIDA, JOGUE FORA (MAS ESCANEIE ANTES)

Você não precisa de 90% (no mínimo) dos papéis que guarda. Se estiver em dúvida se é um papel importante ou não, jogue fora.

Você provavelmente não precisará dele. Para prevenir, caso a dúvida seja muito grande, escaneie o documento antes de descartá-lo. Se for um documento original, arquive-o corretamente (como sugerido na dica #1).

 

Espero que tenha gostado do post, e que você possa aplicar no seu local de trabalho o quanto antes.

 

Abraços

Bruno Faioto

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Sobre o autor | Website

Especialista em Diferenciação Profissional, Empresário, Engenheiro Mecânico, Multiplicador de Cursos Profissionais, apaixonado por empreender e descobrir novas oportunidades.

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